• Type : Comités fonctionnel et technique
• Date : 2011-09-13 00:00:00

QUAND L’ASSO XFT DEMAT’, ÇA FAIT MAL …

Hier, 22 membres XFT ont ravivé un thème que l’association, faute de temps, avait un peu laissé de côté : la dématérialisation des factures, bien sûr ! En effet, ce sujet dont le vif intérêt des membres avait été remarqué lors de l’Assemblée Générale du 16 Juin 2011, était devenu inévitable.

Ce 13 Septembre 2011, Accelya, partenaire actif de la dématérialisation des factures, avec son offre de Clear’Invoice utilisée par Fram et Kuoni, accueillait dans ses locaux Accovia, Afidium, Carrefour Voyages, Gestour,Kuoni, Lagranges Vacances, Leclerc Voyages, Nouvelles Frontières, Pierre et Vacances, SDV  plurimedia, Traveltainement.

Des acteurs qui démat’

Cette réunion était l’occasion de faire le point sur l’état d’avancement d’un projet débuté en 2007. Les acteurs de la dématérialisation étaient heureux de présenter le chemin déjà parcouru.

Les uns après les autres, Carrefour Voyages, Gestour, Fram et Accelya, ont su captiver l’attention d’un public venu de la France entière. Grâce à des présentations dynamiques, les intervenants ont montré l’intérêt qu’il y a à dématérialiser ses factures, que l’on soit fournisseur ou distributeur…

"Les outils développés par les différents partenaires du projet de dématérialisation sont tout à fait opérationnels. C’est d’ailleurs ce constat qui nous pousse aujourd’hui à aller plus loin",  intervient Olivier Morel, président de l'association XFT

Choisir la démat ou pas ? …

« Choisir la démat’, c’est avant tout choisir de faire des économies. Réduction des coûts, suppression de la gestion physique (réception, traitement, archivage), archivage sur coffre fort électronique centralisé, gestion des litiges améliorée, mise en conformité des factures, suppression des erreurs de saisie, diminution du temps de traitement global, les bénéfices sont nombreux. En un an, un TO de taille moyenne rentabilise son investissement. La démat, c’est aussi respecter les principes de traitement des factures, assurer l’inviolabilité des informations et garantir que les pièces émises ont bien été reçues par les différents partenaires et distributeurs … », commente Carrefour Voyages.

« Un réseau d’agence de petite taille traite annuellement plusieurs dizaines de milliers de factures manuellement. Cela pose alors plusieurs questions : qui saisit les pièces ? Qui rapproche les achats et les ventes : le comptable ? L’agent à l’origine de la vente ? 1000 heures annuelles sont nécessaires au traitement de 30000 pièces. Sur de tels volumes, il est impossible de ne pas passer à une gestion dématérialisée », explique Gestour.

… le choix ne se pose pas !

"Bâtir un flux dématérialisé XFT permet de limiter les coûts d’édition et d’expédition, d’automatiser des flux sortants vers les clients, et de mettre à disposition des documents légalement dématérialisés par les tiers de confiance; Elle offre également la possibilité de présenter les éléments impliqués de manière normalisée, et de ne pas se limiter à la fourniture d’un document avec signature électronique ou à un transfert des données minimales légales", continue Gestour.

Fram, Kuoni et Accelya travaillent main dans la main autour de Clear’ Invoice, l’offre de démat’ d’Accelya. Adoptée par  Fram, cette plateforme a aidé le TO à réduire –mais pas uniquement-, ses coûts. "Elle stocke nos factures. Elle nous permet de les consulter en utilisant, selon nos besoins, des filtres de recherche. Les impressions et les affranchissements sont de l’histoire ancienne", explique Fram, en même temps qu’il effectue une démonstration de FramPro.com

Bilan des courses ?

« Les objectifs fixés au départ ont été couverts : les factures dématérialisées correspondent à un dossier unique (une facture = un dossier). La dématérialisation fonctionne quand le tiers est identique chez le fournisseur et le distributeur, mais pas encore quand le tiers de confiance est différent pour les deux acteurs. L’interopérabilité des tiers n'est pas encore une réalité dans le secteur du tourisme, principalement en raison de blocages commerciaux par certains acteurs. Cette situation est en passe d'être résolue. Des travaux ont été récemment entamés. Mais delà des questions idéologiques, nous voulons avant tout étendre le projet démat initial et déterminer les nouvelles orientations que nous souhaitons lui donner. C’est d’ailleurs pour ça que nous nous sommes réunis aujourd’hui",  explique Olivier Morel

Et maintenant ? Qu’est-ce qu’on fait ?

Trois grandes pistes ont été proposées ...

1. La première : aller vers une publication des échanges XFT liés à la démat, et étendre le contenu couvert. C'est-à-dire de proposer des formats complémentaires et les publier au delà des membres XFT. Ce choix favorise les échanges entre les distributeurs et les clients. Il propose également des formats couvrant non seulement les échanges entre fournisseurs et distributeurs, mais aussi ceux entre distributeurs et clients. Enfin, il permettra peut-être d’étendre les flux XFT aux échanges qui ne sont pas encore en XFT, comme toutes les listes de réconciliation et les échanges de logs.
2. La seconde : accompagner davantage les membres. C'est-à-dire faciliter leurs projets, les aider dans leurs démarches conjointes,  et communiquer sur l’aide qui peut être apportée. Leclerc Voyages propose par ailleurs d’entamer un projet de démat et de réunir un certain nombre de fournisseurs.  
3. La dernière : s’orienter vers une certification des formats, c'est-à-dire aller dans le même sens que le catalogue, proposer un standard d’échanges et mettre en place une procédure de validation des formats.

Les membres présents ont optés pour la seconde piste. Au delà de l'initiative envisagée par Leclerc, il a aussi été décidé de créer, dans le cadre de l'association, un ou plusieurs ateliers physiques ou virtuels permettant à chacun des acteurs, qu’ils soient fournisseurs, distributeurs, ou tiers de confiance, de s’exprimer sur leurs besoins, et de présenter les éléments dont ils disposent pour entamer un projet de démat à leur niveaux.

Ces ateliers permettront aussi d’entrer dans une démarche de mutualisation des volumes nécessaires aux opérateurs et aux prestataires. Le dictionnaire de données actuel va être revu et pourra être complété dans le cadre de ces ateliers pour chaque acteur XFT se lançant dans la démat.

Une présentation reprenant les points abordés ce jour sera également mise en ligne sur le site. (Création d'une page dans la partie publique du site, documentaton des  transactions et du dictionnaire, favorisation de l’accès aux documents). 

« Les objectifs finaux tiennent en 3 mots? Créer, régler, débloquer. Créer les opportunités, régler la question de d’interopérabilité entre les tiers, et débloquer les freins au déploiement en partageant l'expérience acquise  » termine OM.

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